日頃のちょっとした事で、仕事の効率は格段に上がる

仕事の効率化とは無駄を取り除く事

「仕事の効率化」と聞くと、インターネットの活用や、モバイル環境の整備などを連想する人も多いと思いますが、最も大切なことは、無駄を取り除くことです。では、どうすれば無駄を取り除く事ができるのか、具体的に説明していきたいと思います。

整理整頓は効率化の第一歩

仕事の中で最も無駄な時間とは何でしょうか。それは資料など「物を探している時間」です。この時間を無くすだけで、大幅に効率をアップする事ができます。よく「机の上が綺麗な人は仕事ができる」と言いますが、書類など保管場所をきちんと決め、必要なものをすぐに取り出せるようにしている人は仕事のスピードが速い傾向にあります。先ずは自分の身の周りを整理し、次にオフィス全体を整理できれば、あなたの職場の効率は格段に上がるでしょう。

ファイル名をルール化する

最近は資料をデータで保管するケースも多いですが、ファイル名の付け方をルール化しておくと検索性が大幅にアップします。例えば見積りであれば、相手の会社名と案件名、日付をファイル名に入れるようにすると良いでしょう。また、資料毎にフォルダを分けて保管している人が殆どだと思いますが、あまり細かく分類しすぎると却って分かり難くなる場合があるので注意が必要です。

今日やる事を確認する

最後に仕事の進め方の話ですが、朝一で今日やる事を確認する習慣を付けましょう。仕事で漏れが発生すると、そのリカバリーが最優先事項となってしまい、他の仕事に悪影響を及ぼします。全体の効率を上げるためには、仕事前のチェックが大切なのです。以上、どれも簡単な事ですが、これが出来れば格段に仕事の効率が上がります。すぐに始められることですので、明日から早速取り組んでみて下さい。

日々の業務はすべて異なる仕事ですが、大きな目で見ればパターンがあります。業務活動を整理したものをワークフローと言います。